THE FRAGRANCE OF LOVEN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa 2.8.2026 alkaen

1.REKISTERINPITÄJÄ

The Fragrance of Love
Y-tunnus 2734117-1
Postiosoite: Päijänteenkatu 1 A 6, 15140 Lahti

Yhteyshenkilö: Sara Kokko
Yhteystiedot: thefragranceofloveschool@gmail.com 0400852112

2.REKISTERIN NIMI

The Fragrance of Love taidekoulun asiakasrekisteri

3.KESKEINEN LAINSÄÄDÄNTÖ

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016

4.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Alle 18-vuotiaiden oppilaiden osalta sopimuksen tekee huoltaja.

5.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

The Fragrance of Loven asiakasrekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen. Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti rekisteröintiin, tiedotukseen, laskutukseen, tapahtumiin ilmoittautumiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin, raportointiin ja asiakassuhteen hoitoon liittyviin toimenpiteisiin sekä niiden mahdollistamiseksi.

6.REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterin tietosisältö muodostaa The Fragrance of Loven asiakkaana olemisen kannalta tarpeelliset tiedot:

Asiakkaan ja/tai hänen huoltajansa yhteystiedot:
– Etu- ja sukunimi
– Lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka (vapaaehtoinen)
– Puhelinnumero, sähköpostiosoite
– Kuvauslupa
– Markkinointilupa

Asiakkaan tilaamat tuotteet ja palvelut laskutusta varten:
– Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut, sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärät sekä palvelun arvo.
– Asiakaspalautteet ja yhteydenotot.
– Mahdollinen laskutusviite ja muut laskutustiedot.
– Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot.

7.SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään pääsääntöisesti ilmoittautumisen yhteydessä asiakkaalta itseltään tai alle 18-vuotiaan osalta huoltajalta. Tietoja täydennetään, päivitetään ja ylläpidetään asiakassuhteen aikana rekisteröidyltä saaduilla tiedoilla tai rekisteröidyn suostumuksella.

8.HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Säilytysajat vaihtelevat tietoryhmittäin. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti.

9.REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Tietoja säilytetään suojattuina. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Muulle henkilökunnalle tietoja luovutetaan rajoitetusti. Rekisteristä saatuja henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoaja sekä laskutusohjelma Zervant, joka toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

10.SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella. Markkinointiluvan antaneiden tietoja voidaan käyttää The Fragrance of Loven sisäiseen markkinointiviestintään.

11.TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä, mutta voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä esimerkiksi pilvipalveluita, kuten Googlen palveluita, jotka sijaitsevat EU-/ETA-alueen ulkopuolella, kuten esimerkiksi Yhdysvalloissa.

12.REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa: tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin tai pyytää tietyissä tilanteissa häntä koskevien henkilötietojen poistamista, siirtämistä tai käsittelyn rajoittamista sekä kieltää milloin tahansa suostumus kuvaus- ja markkinointilupaa koskien tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuja kuvaus- ja markkinointitoimia. Peruutus tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen thefragranceofloveschool@gmail.com. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

13.ILMOITUSVELVOLLISUUS

Mahdollisessa tietovuototilanteessa rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin sisällä tietoon tulleesta vuodosta tietosuojaviranomaiselle, sekä asianomaisille tietovuodon kohteille tarvittaessa.

14.YHTEYDENOTOT

Ota yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi suojaan liittyen tai jos haluat käyttää laillisia oikeuksiasi. Yhteydenotot sähköpostitse thefragranceofloveschool@gmail.com. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Vastaamme pyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

15.SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja seuraamaan muuttuvaa lainsäädäntöä ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Päivityspäivämäärä näkyvissä selosteen alussa.